Word dispose d’une fonction qui lui permet d’insérer facilement une signature électronique sur un document. Cette signature permet d’authentifier de la provenance d’un document et offre une confirmation au destinataire. Mais comment faire pour insérer une signature sur un document Word ? Comment faire pour éviter les fraudes via une signature numérique ?
Signature numérique : les caractéristiques
Avec les fonctionnalités de Word et de PDF, comment signer un document word peut se révéler très facile. Une signature numérique n’est nul autre qu’un cachet électronique apposé sur un document. Pour en créer un, vous avez quelques options. Vous pouvez par exemple transformer une signature à la main en une signature numérique. Vous pouvez également prendre une image de votre signature et l’insérer dans vos courriers. Vous pouvez aussi le tracer à l’aide d’une police manuscrite. Courrier professionnel, personnel ou administratif, il est possible d’insérer votre signature sur un document Word à l’aide d’un PC ou d’un Mac. Seul Windows Word offre une fonction signature. Cette nouvelle fonction permet de retourner vite fait un document par mail. Ce qui n’est pas forcément le cas avec la poste. Avec la poste, vous devez attendre pendant des jours pour que votre document arrive à son destinataire. Or avec le logiciel Word, vous pouvez facilement intégrer une signature numérique en quelques minutes seulement. Effectuer ce genre de manipulation peut certes être pénible au tout début. Visitez ce site pour savoir comment signer un document word facilement et rapidement.
Comment signer un document Word ?
Si un document Word vous parvient et que vous ne savez pas comment le signer, commencez par l’ouvrir sur votre PC. Il suffit ensuite d’utiliser la fonction ligne de signature sur Word pour apposer une signature numérique sur le document. Si vous voulez apposer votre signature word sur le bas du document, restez sur la même page. Cliquez ensuite sur le menu insertion et allez sur le côté droit de la section texte. Sélectionnez ensuite le menu « signature » dans la barre d’outils. Cliquez sur ce menu et sélectionnez par la suite la ligne de signature Microsoft Office. Une boîte de dialogue s’ouvrira ensuite et vous devez entrer toutes les informations nécessaires sur votre personne. Ajoutez-y votre nom, votre prénom, votre mail et le nom de votre entreprise. Cliquez ensuite sur la ligne qui va s’afficher et signez votre document par l’image de votre signature. L’image de votre signature doit être bien visible et écrite sur un papier blanc. Vous pouvez le prendre en photo avec un Smartphone ou le scanner pour pouvoir l’insérer. Vous pouvez également le tracer à l’aide du crayon numérique dans le menu Word. Le traçage n’est cependant pas très encouragé, car il arrive que les lignes ne soient pas très bien tracées.
A quoi sert une signature numérique Word ?
Signer un document sur papier relève aujourd’hui d’une très grande facilité. En effet, il est facile de voler la signature de quelqu’un et de l’apposer sur un document. Le vol de contenu est principalement généré par la fraude au niveau d’une signature numérique. Signer numériquement un document a permis d’éviter peu à peu ce genre de délit. Ce genre de signature peut cependant encore générer une modification illégale par un tiers. Il s’avère donc nécessaire d’authentifier la signature numérique dès la réception du fichier sur Word en ligne. L’utilisation d’un logiciel de reconnaissance est la meilleure solution pour attester de l’intégrité d’un document. Le logiciel aura comme fonction de crypter la signature word en l’authentifiant par le biais d’un SMS. Un logiciel est très pratique dans le cas de documents officiels tels qu’un acte de notariat, acte d’état civil, contrat de vente, etc. Ce processus permettra à la signature d’être conforme à la réglementation eIDAS.
Comment faire pour authentifier une signature numérique ?
Une signature numérique se divise en trois niveaux bien différents : la signature simple, avancée et qualifiée. Trois types de signatures nécessitent chacune des dispositions particulières pour les authentifier. Une signature simple sur Word en ligne est l’image d’une signature manuscrite. Un code SMS par logiciel suffira pour l’authentifier. Quant à la signature numérique plus avancée, elle nécessite une vérification plus minutieuse selon la réglementation eIDAS. Elle doit pour cela être contrôlée par le biais de données inscrites sur le document. Ce qui permet à un logiciel de détecter tout type de fraudes. Pour la signature word qualifiée, elle s’avère plus facile à vérifier. En effet, elle est dotée d’un système qui requiert un certificat électronique qualifié. Ce certificat doit répondre à la norme ISO 15408 pour être considéré comme authentique. De plus, il est uniquement délivré par un organisme agréé. Toutes ces signatures doivent répondre à ces différentes réglementations afin d’être qualifiées d’authentiques, d’honnêtes et d’infalsifiables. La réglementation eIDAS stipule d’ailleurs qu’une signature Word doit être bien vérifiée dès la réception d’un document. Ces règles sont tout aussi valables pour un acte civil que pour un document commercial..