L’échange de documents numériques ou dématérialisés permet d’accélérer la communication au sein d’une ou de plusieurs entreprises. Tous lesdits documents comportent des dates et heures de référence. Cela est nécessaire pour faciliter leur suivi ou leur recherche en cas de besoin. Ils peuvent également servir de preuve sur l’existence d’un tel ou tel fichier si nécessaire. Qui plus est, modifier ces données est impossible. Elles sont donc fiables en cas de litige. Comment l’horodatage peut-il exactement être considéré comme un gage d’intégrité pour les documents ?
Quelques mots sur l’horodatage
Pour mieux comprendre le fonctionnement de l’horodatage, savoir en premier lieu de quoi il s’agit exactement se révèle indispensable. L’horodatage électronique est une procédure qui consiste principalement à associer une heure et une date précises à des données qui seront envoyées en format électronique. A l’ère de la dématérialisation, cela se résume entre autres à la validation de la réception d’un courrier électronique, le datage d’une facture lors de sa transmission ou tout simplement la preuve de l’existence d’un tel ou tel document. Il peut également s’agir de la certification d’une signature électronique. Toutes ces actions permettent d’assurer l’intégrité du document. Elles prouvent que celui-ci n’a pas été modifié depuis sa création ou son envoi. A noter que l’horodatage requiert l’utilisation de logiciels spécialisés. Pour trouver une solution adaptée à vos besoins, n’hésitez pas à vous adresser à des professionnels comme universign.com.
L’horodatage : garant de la conformité de documents
Pour garantir la sécurité et la conformité de documents électroniques, l’horodatage certifié permet de confirmer qu’aucune modification ultérieure n’a eu lieu. Elle peut être une preuve que la date enregistrée est exacte et fiable. Grâce à un outil qualifié, celui-ci assure que l’intégrité du document est le même depuis sa date d’horodatage. A noter que cette action ne peut être réalisée que par un tiers horodateur de confiance. Il est également possible de contacter une autorité d’horodatage. Celle-ci délivre un jeton particulier qui scellera ledit document. La datation se fera à ce moment. Une fois terminée, plus rien ne peut contester l’authenticité des données et ce, jusqu’à la nouvelle action. En général, plusieurs actions sont menées sur un document pour faciliter sa traçabilité et le protéger de toute éventuelle altération. La première étape représente notamment la création d’un document numérique. Celle-ci peut se faire de deux manières différentes, soit automatiquement soit manuellement. Il peut s’agir d’un fichier créé sous format électronique ou être une copie d’un document papier. S’ensuivent la gestion de droits d’accès et l’évolution du dossier. L’horodatage est utile à ce stade pour déterminer le moment lié à chaque modification. Cela permet de conserver toutes les versions antérieures. La troisième action représente la diffusion du document. En dernier, vous avez la conservation et l’archivage des documents numériques. L’horodatage vise à respecter les délais légaux et de se prémunir donc contre sa destruction avant la date prévue à cet effet.
La réalisation d’un horodatage
A proprement parler, comment se déroule exactement l’horodatage d’un document numérique ? En général, l’opération se fait toujours par une autorité d’horodatage. Elle est le seul qui puisse délivrer le jeton qui certifie le document. Pour ce faire, cette dernière utilise des infrastructures à clé publique ou PKI. Elle crée par la suite un hash qui sera envoyé via l’application client. Tout changement apporter au fichier sera enregistré automatiquement et communiqué au serveur de l’organisme. Ces deux outils sont donc rattachés. Une fois la procédure terminée, l’autorité émet et envoie ledit jeton au client. Celui-ci contient toutes les informations indispensables. Il est réceptionné par l’application et sauvegardé automatiquement dans la signature du document. Une fois cela fait, personne ne peut contester la fiabilité des transactions. Toutes les échanges se font en conformité. Pour en apprendre davantage sur le sujet, n’hésitez pas à vous renseigner auprès d’un connaisseur ou directement auprès d’une autorité d’horodatage. Celle-ci pourra vous expliquer toutes les lignes importantes à retenir.
En résumé
L’horodatage est un moyen fiable et efficace de dater une signature électronique. Il permet de prouver l’heure de réception ou d’émission d’un fichier électronique. Celui-ci sert également à sceller des documents numériquement avec d’être archivés. De nombreuses entreprises l’utilisent pour assurer la traçabilité des actions et assurer que les documents n’ont pas été altérés, d’une manière ou d’une autre. Pour être valide, l’horodatage est effectué par un tiers horodateur certifié. Si une personne a notamment une idée, qu’elle a élaboré un plan et doit le partager par voie électronique, l’horodatage est indispensable pour s’assurer que ce plan ne sera pas modifié par un autre avant d’arriver chez tous ses destinataires. Toutes les actions menées jusqu’à sn ébauche sont visible pour tous ceux qui souhaitent disposer de telles données. Cela peut également être utile pour éviter les arnaques. Si par exemple l’entreprise signe électroniquement un accord de confidentialité avec un prestataire externe et que ce dernier divulgue des informations soit disant parce qu’il était au courant bien avant, il est possible de vérifier les dates et de prouver qu’il ment.