L'organisation d'un séminaire d'entreprise n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît. En effet, la mise en place d'un évènement d'une telle ampleur nécessite des qualités sur le plan humain et technique. Cependant, malgré tous les efforts fournis, il n'est pas impossible de faire quelques erreurs. Voici quelques pièges à éviter afin que votre séminaire d'entreprise soit une réussite.
Qu'est-ce qu'un séminaire d'entreprise ?
Un séminaire d'entreprise est un évènement important qui est organisé dans le but de réunir les différents collaborateurs. Ensemble, ceux-ci pourront partager leurs connaissances et leur vision concernant les points essentiels au développement de l'entreprise. L'objectif principal dans l'organisation de séminaire, est de renforcer la cohésion et l'esprit d'équipe entre les différents collaborateurs. L'organisation de séminaire d'entreprise peut se faire en interne par l'entreprise ou bien celle-ci peut faire appel à des professionnels du secteur. Ceux-ci seront chargés d'accompagner l'entreprise durant toutes les étapes de l'organisation du séminaire. En général, un séminaire d'entreprise est organisé hors des bureaux, afin de permettre aux organisateurs de mettre en place de nombreuses activités.
Contactez un professionnel de l'organisation
L'organisation d'un séminaire pour entreprises, peut être menée par une équipe d'organisateurs choisie au sein de l'entreprise. Cependant, il n'est pas recommandé de vouloir tout faire soi-même. En effet, s'occuper de l'organisation d'un séminaire en interne n'est pas une tâche simple, et vous pourrez rapidement être dépassés. Raison pour laquelle, pour tenir les délais, l'entreprise peut se tourner vers des organisateurs professionnels tels que atawa.com qui proposent des offres globale clé-en-main pour tous vos évènements.
Quelques erreurs à éviter pendant l'organisation
Pour être certain que l'organisation de votre séminaire soit une réussite, il est important de ne pas sous-estimer la charge de travail, et de planifier à l'avance l'ensemble de vos tâches.
Erreur n°1 : ne pas définir des objectifs du séminaire
La première erreur et sans doute la plus importante, est de planifier la mise en place d'un séminaire sans avoir au préalable définit les principaux objectifs. Il est important de connaître les raisons pour quelles vous vous réunissez, et ce qui vous attend au sortir d'un tel évènement. Définir des objectifs est donc la clé pour assurer la réussite de votre séminaire. Les objectifs de l'organisation événementielle d'un séminaire d'entreprise, sont de faire le bilan de l'année écoulée, de récompenser les meilleurs employés et de se fixer de nouveaux objectifs à atteindre. Avec des collaborateurs conscients de l'enjeu du séminaire, il est fort probable que celui-ci ait un succès retentissant.
Erreur n°2 : ne pas définir la durée et le format du séminaire
L'une des erreurs des organisateurs, serait de mal évaluer la durée du séminaire, et son format. En effet, connaître la durée du séminaire est très importante, car elle permet de planifier l'ensemble des activités que l'on retrouvera durant le séminaire. L'accumulation des retards entre les activités ne ferait qu'engendrer des frais supplémentaires.
Erreur n°3 : le choix d'un endroit totalement inadapté
Choisir l'endroit idéal pour l'organisation du séminaire est un point important. Le choix du lieu ne doit pas être fait par défaut, ou sur la base des critères farfelus. Il est doit correspondre aux objectifs de l'évènement, et prendre en compte le nombre des participants. L'endroit doit également être connu de tous, facilement accessible et peu éloigné du siège de l'entreprise.
Erreur n°4 : ne pas communiquer suffisamment à propos de l'évènement
La communication est essentielle avant, pendant et après l'organisation d'un évènement important. Une communication événementielle permet d'informer les participants sur l'ensemble des détails du séminaire, à l'instar du planning du séminaire, des activités prévues sur place, etc. Au-delà d'informer les participants sur le programme du séminaire, une excellente communication permet à l'entreprise de tenir tout le monde au courant sur le retour d'expérience, et le niveau de satisfaction des participants.
Erreur n°5 : voter un budget insuffisant
Parmi les erreurs les plus souvent observées, l'on peut citer la mauvaise gestion du budget. Parfois durant la préparation du séminaire, les organisateurs se retrouvent à court d'argent. Cela n'est possible que lorsque le budget alloué à l'organisation du séminaire est insuffisant. Un budget réaliste doit être voté en fonction des charges nécessaires à l'organisation de l'évènement. Il est important de toujours prévoir une marge pour couvrir les imprévus.
Erreur n°6 : éviter d'établir un programme très chargé
Un séminaire d'entreprise en fonction du programme peut rapidement devenir épuisant ou ennuyeux pour les participants. Si le programme est chargé, les participants auront du mal à se donner à fond durant toutes les activités. En dehors des sessions de coworking ou des réunions, il est important de proposer des activités de détente en groupe aux participants. Évitez d'enchainer les activités afin de ne pas rapidement les épuiser. En l'effet la réussite de l'évènement dépend également du niveau de motivation des participants.